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Planear o Caminho com Agilidade

 

No mundo BANI[1] em que vivemos, incerteza e viver na incerteza é quase como uma comodity. Talvez mais sentida e falada agora, devido ao facto de vivermos tempos efetivamente incertos, com uma pandemia que se instalou sem pedir licença. No entanto, a Covid-19 apenas acelerou a instalação da incerteza nas nossas vidas, pois era já uma tendência clara.

No estudo “Covid-19: A incerteza faz parte da vida – como lidar com ela?”, a Ordem dos Psicólogos refere que “em situações de crise, em circunstâncias com resultados imponderáveis e continuadas num período alargado de tempo, os sentimentos de incerteza podem ser mais complexos de gerir, podem comprometer a nossa ação ou paralisar-nos.”

 

Hoje partilhamos consigo 3 ferramentas que o podem ajudar a lidar com a incerteza, fortalecendo a sua autoestima.

1 – Conhecer o Propósito. Saber qual é o seu Propósito e conhecê-lo de forma clara, ajuda-o/a a aumentar a sua eficácia e bem-estar, dando-lhe entusiasmo, inspiração e realização. Assim, facilita o estabelecimento de objetivos e planos a longo prazo que estejam alinhados consigo e com aquilo que para si é o mais importante.

2 – Ter uma Visão definida. Isto significa saber para onde quer ir nas diversas áreas da sua vida, para então definir o caminho para lá chegar. Uma forma muito eficaz que o pode ajudar a construir a sua Visão é imaginar-se tal e qual, como se já estivesse lá.  É a visualização, na qual idealiza a concretização do que quer, assim como o que sente e percebe em si por o ter alcançado. Esta etapa dá-lhe a confiança que vem da certeza de ser possível concretizar o que quer num futuro próximo.

“Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve.” Esta frase do escritor Lewis Carroll reforça a importância de planear, pois quando não se planifica, qualquer caminho está bem e é seguida uma direção sem foco específico. Também pode acontecer que diferentes e novos estímulos o desviem

do rumo expectável correndo mesmo o risco de ficar baralhado e confuso com as diversas opções possíveis. Quando sabe onde quer chegar, mesmo com os obstáculos e novos estímulos que se podem atravessar no caminho, existe um foco e pode continuar focado até conseguir concretizá-lo.

3 – Planear o caminho e estar disposto a ajustá-lo a cada momento. Um planeamento prévio é fundamental para conseguir reagir com mais facilidade e eficácia a situações de última hora, a novos estímulos. Estes, podem ter origem na incerteza, no novo e desconhecido que surge com frequência. Tendo um plano, gera-se um termo de comparação que facilita a sua escolha em cada momento. A sua decisão deixa de ser realizada pelo medo inerente à incerteza e passa a sê-lo pelos benefícios e oportunidades que possam acrescer ao plano inicial. Isso significa incluir todos os necessários ajustes e correções por forma a reduzir o risco de não se alcançar os objetivos desejados e isso é ajustar-se às circunstâncias do momento. Quando pensa e planeia qual é o melhor trajeto, o caminho a seguir, e quais os recursos necessários, está já “a um passo à frente”.

O planeamento ajuda-o a integrar e priorizar as oportunidades que aparecem, ao mesmo tempo que o desafia a ser também flexível na validação ou alteração do plano inicialmente feito, pois é importante ter em conta que o planeamento não deve ser rígido e que um clima de incerteza leva a uma maior e mais regular revisão do mesmo. Contudo, possíveis alterações não têm, obrigatoriamente, de pôr em causa os resultados; pelo contrário, acontecem para dar suporte a esses mesmos resultados num novo contexto.

Ao planear, está a colocar o seu foco nas soluções e não nos problemas, visto que o planeamento ajuda a combater o medo de não conseguir alcançar o que deseja ao mesmo tempo que reforça a possibilidade de que é possível chegar onde quer! Frequentemente se ouve dizer que “o planeamento é feito para ser alterado”, o que parece uma contradição; contudo, é a forma como é mantido o foco no processo que conduz a resultados. Sem planeamento não há foco no processo, pois este não tem qualquer relevância. Na verdade, é o processo escolhido que possibilita os resultados e a sua excelência.

É assim crucial haver flexibilidade no planeamento desde o primeiro momento, não retirando esta flexibilidade valor ao planeamento, pelo contrário é ela que mantém a sua razão de ser.

 

Quem está munido destas ferramentas, mais rapidamente consegue integrar a incerteza nas suas decisões e alcançar os resultados desejados.

A equipa WIF está aqui para si. Podemos ajudá-lo a Fazer Acontecer.


[1] BANI é a sigla para Brittle, Anxious, Nonlinear and Incomprehensible — Frágil, Ansioso, Não linear e Incompreensível

7 Ferramentas para definir prioridades

7 Ferramentas para definir prioridades para uma gestão do tempo eficaz

Num ambiente volátil, incerto, complexo e ambíguo (VUCA) somos desafiados a cada momento a tomar decisões, cujo impacto é muitas vezes imprevisível. Se as solicitações que nos chegam diariamente parecem ilimitadas, uma certeza temos: o tempo disponível é limitado. Como podemos então fazer a escolha acertada: ao que dar atenção agora, adiar para mais tarde ou simplesmente deixar cair?

Um dos 9 Passos para uma gestão do tempo flexível é a priorização. Saber definir prioridades é uma competência valiosa mas exigente, pois são diversos os fatores que temos que considerar: necessidades das partes interessadas, tempo e recursos disponíveis, urgência, impacto, risco, atratividade etc. Este reconhecimento impulsionou o desenvolvimento de diversas ferramentas com o intuito de facilitar o processo.  Escolhi 7 para partilhar consigo.

  1. Urgente/Importante
    Uma das mais conhecidas ferramentas de priorização é a matriz Urgente/Importante de Dwight D. Eisenhower (ex-Presidente dos EUA). Ajuda a diferenciar o que é importante, i.é,  tarefas que contribuem para o alcance dos resultados,  do que é urgente e necessita de ação imediata.

definir prioridades

Segundo Stephen Covey, autor do best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, devíamos concentrar 80% do nosso tempo e recursos no que é Importante e Não Urgente, sendo que o restante tempo seria ocupado com as crises – assuntos urgentes e importantes. As restantes categorias não deveriam merecer da nossa parte qualquer atenção.

2. Princípio 80/20

O princípio de Pareto – 80% das consequências advêm de 20% das causas – é comummente usado para ilustrar a tendência de que a maioria dos resultados que obtemos advém de 20% das tarefas, recursos ou esforços realizados. O desafio reside em determinar em que consistem esses 20%.

definir prioridades

Podemos usar um diagrama de Pareto, um gráfico de colunas que ordena as frequências das ocorrências, da maior para a menor, para priorizar as situações em análise, e perceber quais das nossas ações nos permitem ser mais eficientes e eficazes, i. é, alcançar os resultados pretendidos com menos esforços. Para tal precisamos ter um histórico de dados em que basear a nossa análise.

3. Matriz Impacto vs Esforço

A matriz impacto versus esforço compara o valor de uma tarefa com o esforço despendido para a executar. Atividades de baixo esforço mas com um retorno elevado ocupam os primeiros lugares na lista de prioridades, seguidas de perto por projetos com elevado valor mas  mais exigentes (estrelas). Esta análise pode basear-se numa estimativa subjetiva do valor ou numa avaliação mais rigorosa, recorrendo, por exemplo, a uma análise custo-benefício que inclua dados financeiros, económicos, de risco e sensibilidade.

definir prioridades

À semelhança do que acontece na matriz urgente/importante, o foco deve ser colocado nas tarefas localizadas nos quadrantes superiores. Nas restantes categorias encontram-se atividades que podemos delegar ou fazer outsourcing, eliminar ou relegar para a lista “Talvez um dia…”.

4. Priorização em equipa

Em contexto de equipa é uma boa prática envolver os seus membros na definição de prioridades. Cada elemento identifica 3 prioridades e as mais sugeridas são debatidas e ordenadas. Se for necessário, após obter a lista com todas as prioridades, dar a possibilidade aos membros da equipa de votarem nas suas preferências. Podem ser distribuídos 3 votos a cada pessoa que os distribui como pretender pelas ações que considerar mais relevantes.

Assim serão consideradas diferentes perspetivas, todos poderão contribuir e chegar a uma lista mais consensual, elevando o compromisso e a responsabilidade coletiva.

5. ABCDE

Quando as tarefas são complexas e parecem ter o mesmo nível de importância, podemos utilizar o  método ABCDE de Brian Tracy que, em vez de manter todas as tarefas num único nível de prioridade, oferece dois ou mais níveis para cada tarefa. O objetivo é olhar com mais atenção para cada tarefa e facilitar a clarificação do seu nível de prioridade.

definir prioridades

Comece por identificar as atividades que quer priorizar, agrupe-as por grau de importância,  atribuindo a letra A às de importância muito elevada, a letra B às Importantes, a C às de importância média, e assim sucessivamente até E. De seguida, dentro de cada grupo, disponho-as pela ordem em que as vai executar.

6. Comparação por pares

Partindo de uma lista de prioridades, e caso tenha dificuldade em decidir por onde começar, pode comparar uma prioridade com todas as outras, perguntando-se: se só pudesse escolher uma, qual seria? Esta análise é útil quando os fatores de avaliação são subjetivos ou inconsistentes. De certo modo põe à prova as nossas preferências iniciais, desafiando a nossa intuição e raciocínio.

Comparação por pares

7. Matriz de Decisão

Se pretender uma análise mais aprofundada, identifique um conjunto de critérios, podendo equilibrar fatores objetivos e subjetivos, e componha uma matriz de decisão.

Matriz de Decisão

Pode atribuir pesos diferentes a cada critério, multiplicando-os pela classificação que atribuir a cada fator. A atividade que reunir mais pontos é a prioritária.

Em síntese

Qualquer processo de priorização inicia-se com a definição objetiva e quantificada dos resultados que se pretende alcançar numa determinada área de atividade, seja ela do âmbito pessoal ou profissional. Quanto mais claro for para si o que pretende atingir, mais fácil será definir as ações prioritárias que lhe possibilitarão ser bem-sucedido. No entanto, se ainda não está seguro, a utilização destas ferramentas de priorização também pode facilitar a clarificação dos resultados, porque vão levá-lo a equacionar o que pretende alcançar a partir de diferentes perspetivas, fatores e critérios. E não se esqueça de ser realista com a quantidade de tarefas que pode executar e flexível com os desafios que se atravessarem no seu caminho.

Se quer aprender e experimentar connosco, veja as oportunidades que temos para si!

Isabel Vilhena
Executive & Team Coach, Senior Consultant & Trainer

 

 

 

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