9 Passos para uma gestão do tempo flexível

Não gerimos o tempo, gerimo-nos a nós próprios. Temos 24horas num dia, nem mais, nem menos, mas a forma como escolhemos usufrui-lo depende inteiramente de nós, dos compromissos que assumimos connosco e com os outros. Podemos deixar que sejam as outras pessoas e as circunstâncias a determinar a nossa gestão de tempo, o nosso rumo ou podemos encontrar um equilíbrio flexível entre aquilo que queremos e aquilo que nos acontece.

Ser líder do nosso tempo é mais fácil quando iluminado pela clareza do propósito, dos valores, dos objetivos, dos motivos que nos movem. São eles que sustentam a ação diária, dão fundamento às escolhas que fazemos, ajudam a fazer sentido do que nos acontece, permitem-nos encarar os imprevistos como mais- valias para a jornada, amenizam as adversidades e trazem mais sabor às vitórias.

Os primeiros 4 passos têm esta finalidade, ou seja, criar os alicerces para uma gestão do tempo sustentável. Os 4 passos seguintes sustentam e facilitam a ação e o último conclui o ciclo com a reflexão que fortifica e renova o processo.

1 – Descoberta do Propósito

O primeiro passo para aproveitar o melhor possível o seu tempo é descobrir o seu propósito, a sua missão de vida. Quem sou na minha essência, o que valorizo e que diferença quero fazer no mundo? Existem vários métodos que pode usar para descobrir o seu propósito como o Life Purpose© da SUNi ou a técnica japonesa IKIGAI.

2 – Diagnóstico da situação atual
De posse do seu propósito, olhe para a forma como está a viver as diferentes áreas da sua vida, saúde, lazer, trabalho, família…, identifique o que está a funcionar como gostaria e os aspetos que quer melhorar. Pode recorrer a ferramentas como a Roda da Vida.

3 – Visualização da situação desejada
Use então a técnica da visualização para imaginar um momento no futuro em que já está a viver como gostaria em todas as áreas da sua vida com bem-estar e plenitude. Feche os olhos e veja-se lá e observe sensorialmente todo o ambiente que o rodeia, imagens, cor, som, sensações, odores, o quê e quem está por perto, a pessoa que é, o que está a fazer, o que conquistou, o que sente, como impacta o ambiente e as pessoas ao seu redor.
Então olhe para trás e observe o seu percurso para chegar aqui. O que fez, que hábitos adotou, que obstáculos transpôs, que alterações introduziu, o que aprendeu, o que o motivou e deu energia para persistir?

4 – Clarificação de objetivos e resultados
Agora que já sabe onde está e onde quer chegar, concretize os objetivos que quer alcançar. O que quer ser, ter, fazer, quando (prazo), como vai saber que lá chegou (metas quantificáveis) e, principalmente, porque é importante para si. Não se esqueça do impacto que a realização deste seu objetivo tem no mundo que o rodeia. Precisamos de desenvolver a nossa consciência ecológica e sustentável e tê-la presente em cada decisão que tomamos.
Para o ajudar a clarificar os seus objetivos use ferramentas como SMARTER, PURE, CLEAR.

5 – Desdobramento dos objetivos no tempo: ano, mês, semana
Com os objetivos bem definidos, desdobre-os em objetivos ou resultados mais pequenos e distribua-os pelo tempo que definiu para os atingir. Se tiver, por exemplo, objetivos a 3 anos, identifique qual o resultado que quer alcançar em cada ano. Depois identifique o resultado que quer alcançar em cada mês e em cada semana. Determinados objetivos exigem ação diária, semanal ou mensal, outros podem necessitar de apenas uma ou duas ações para serem alcançados.

6 – Identificação das ações a executar
Os objetivos necessitam de ações para se concretizarem. Para cada objetivo ou resultado a alcançar, identifique as atividades, tarefas e subtarefas que precisa executar. Pense no que tem de fazer e também em quem tem de ser para que o resultado que quer alcançar esteja alinhado com o seu propósito, valores e princípios de sustentabilidade, e no final, se sinta realmente realizado.

7 – Calendarização das atividades
Agendar as tarefas é o passo seguinte. Construa uma agenda semanal que possa agregar tudo o que necessita para manter a sua atenção, energia e motivação no seu melhor. Escolha para cada semana um resultado, uma ação derivada dos seus objetivos maiores. Pode ser algo pequeno, rápido e fácil de executar, mas vai mantê-lo conectado com o que é realmente importante para si. Identifique uma ação prioritária para cada dia – Qual a tarefa mais importante que posso fazer hoje? – e um hábito que queira trabalhar durante a semana. Uma agenda como o Diário do Foco pode ajudá-lo.

8 – Definição de prioridades
Que bom seria poder focar-se maioritariamente no que é realmente importante para si. Contudo vivemos em comunidade, somos um ser social e derivamos grande parte da nossa satisfação e sentido de realização da conexão que estabelecemos com os outros. Isto significa que aquilo que é importante para os outros também exige o seu contributo, a sua colaboração. Assim, há que equilibrar o que quer com o que os outros precisam de si.
Então como é que se gere esta tensão? Em cada momento precisa escolher o que fazer e não fazer, ou deixar para mais tarde. É o que designamos de priorização. Se por um lado, o tempo é limitado, as solicitações que nos chegam parecem ser ilimitadas. Saber priorizar é uma competência valiosa e são muitas as ferramentas desenvolvidas para facilitar este processo. Uma das mais conhecidas é a matriz Urgente/Importante de Eisenhower, que conjugada com uma análise de Pareto pode ajudá-lo a decidir em que tarefas despender a maior parte do seu tempo e esforço. Segundo o principio de Pareto, 80% dos resultados advêm de 20% dos esforços.

9 – Reflexão
Por fim, para que este esforço de alinhamento e priorização seja sustentável, há que reservar na sua agenda um espaço para rever a sua semana, planear a seguinte e refletir sobre o que aprendeu e como o pode introduzir no próximo ciclo semanal. Este é um dos hábitos mais citados como determinantes para o sucesso, segundo o testemunho de várias das personalidades mais bem-sucedidas do mundo.

Este processo de 9 passos é inicialmente exigente, mas se for persistente, em pouco tempo tornar-se-á um hábito que lhe trará o bem-estar e a satisfação de ser “dono do seu tempo”. Encontre um parceiro de jornada, um amigo, colega, familiar ou profissional de coaching, e desafiem-se!

Se quer aprender e experimentar connosco, veja as oportunidades que temos para si!