7 Ferramentas para definir prioridades

7 Ferramentas para definir prioridades para uma gestão do tempo eficaz

Num ambiente volátil, incerto, complexo e ambíguo (VUCA) somos desafiados a cada momento a tomar decisões, cujo impacto é muitas vezes imprevisível. Se as solicitações que nos chegam diariamente parecem ilimitadas, uma certeza temos: o tempo disponível é limitado. Como podemos então fazer a escolha acertada: ao que dar atenção agora, adiar para mais tarde ou simplesmente deixar cair?

Um dos 9 Passos para uma gestão do tempo flexível é a priorização. Saber definir prioridades é uma competência valiosa mas exigente, pois são diversos os fatores que temos que considerar: necessidades das partes interessadas, tempo e recursos disponíveis, urgência, impacto, risco, atratividade etc. Este reconhecimento impulsionou o desenvolvimento de diversas ferramentas com o intuito de facilitar o processo.  Escolhi 7 para partilhar consigo.

1. Urgente/Importante
   Uma das mais conhecidas ferramentas de priorização é a matriz Urgente/Importante de Dwight D. Eisenhower (ex-Presidente dos EUA). Ajuda a diferenciar o que é importante, i.é,  tarefas que contribuem para o alcance dos resultados,  do que é urgente e necessita de ação imediata.

Segundo Stephen Covey, autor do best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, devíamos concentrar 80% do nosso tempo e recursos no que é Importante e Não Urgente, sendo que o restante tempo seria ocupado com as crises – assuntos urgentes e importantes. As restantes categorias não deveriam merecer da nossa parte qualquer atenção.

2. Princípio 80/20

O princípio de Pareto – 80% das consequências advêm de 20% das causas – é comummente usado para ilustrar a tendência de que a maioria dos resultados que obtemos advém de 20% das tarefas, recursos ou esforços realizados. O desafio reside em determinar em que consistem esses 20%.

Podemos usar um diagrama de Pareto, um gráfico de colunas que ordena as frequências das ocorrências, da maior para a menor, para priorizar as situações em análise, e perceber quais das nossas ações nos permitem ser mais eficientes e eficazes, i. é, alcançar os resultados pretendidos com menos esforços. Para tal precisamos ter um histórico de dados em que basear a nossa análise.

3. Matriz Impacto vs Esforço

A matriz impacto versus esforço compara o valor de uma tarefa com o esforço despendido para a executar. Atividades de baixo esforço mas com um retorno elevado ocupam os primeiros lugares na lista de prioridades, seguidas de perto por projetos com elevado valor mas  mais exigentes (estrelas). Esta análise pode basear-se numa estimativa subjetiva do valor ou numa avaliação mais rigorosa, recorrendo, por exemplo, a uma análise custo-benefício que inclua dados financeiros, económicos, de risco e sensibilidade.

À semelhança do que acontece na matriz urgente/importante, o foco deve ser colocado nas tarefas localizadas nos quadrantes superiores. Nas restantes categorias encontram-se atividades que podemos delegar ou fazer outsourcing, eliminar ou relegar para a lista “Talvez um dia…”.

4. Priorização em equipa

Em contexto de equipa é uma boa prática envolver os seus membros na definição de prioridades. Cada elemento identifica 3 prioridades e as mais sugeridas são debatidas e ordenadas. Se for necessário, após obter a lista com todas as prioridades, dar a possibilidade aos membros da equipa de votarem nas suas preferências. Podem ser distribuídos 3 votos a cada pessoa que os distribui como pretender pelas ações que considerar mais relevantes.

Assim serão consideradas diferentes perspetivas, todos poderão contribuir e chegar a uma lista mais consensual, elevando o compromisso e a responsabilidade coletiva.

5. ABCDE

Quando as tarefas são complexas e parecem ter o mesmo nível de importância, podemos utilizar o  método ABCDE de Brian Tracy que, em vez de manter todas as tarefas num único nível de prioridade, oferece dois ou mais níveis para cada tarefa. O objetivo é olhar com mais atenção para cada tarefa e facilitar a clarificação do seu nível de prioridade.

Comece por identificar as atividades que quer priorizar, agrupe-as por grau de importância,  atribuindo a letra A às de importância muito elevada, a letra B às Importantes, a C às de importância média, e assim sucessivamente até E. De seguida, dentro de cada grupo, disponho-as pela ordem em que as vai executar.

6. Comparação por pares

Partindo de uma lista de prioridades, e caso tenha dificuldade em decidir por onde começar, pode comparar uma prioridade com todas as outras, perguntando-se: se só pudesse escolher uma, qual seria? Esta análise é útil quando os fatores de avaliação são subjetivos ou inconsistentes. De certo modo põe à prova as nossas preferências iniciais, desafiando a nossa intuição e raciocínio.

7. Matriz de Decisão

Se pretender uma análise mais aprofundada, identifique um conjunto de critérios, podendo equilibrar fatores objetivos e subjetivos, e componha uma matriz de decisão.

Pode atribuir pesos diferentes a cada critério, multiplicando-os pela classificação que atribuir a cada fator. A atividade que reunir mais pontos é a prioritária.

Em síntese

Qualquer processo de priorização inicia-se com a definição objetiva e quantificada dos resultados que se pretende alcançar numa determinada área de atividade, seja ela do âmbito pessoal ou profissional. Quanto mais claro for para si o que pretende atingir, mais fácil será definir as ações prioritárias que lhe possibilitarão ser bem-sucedido. No entanto, se ainda não está seguro, a utilização destas ferramentas de priorização também pode facilitar a clarificação dos resultados, porque vão levá-lo a equacionar o que pretende alcançar a partir de diferentes perspetivas, fatores e critérios. E não se esqueça de ser realista com a quantidade de tarefas que pode executar e flexível com os desafios que se atravessarem no seu caminho.

Se quer aprender e experimentar connosco, veja as oportunidades que temos para si!

Isabel Vilhena
Executive & Team Coach, Senior Consultant & Trainer