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3 passos base para incorporar aprendizagens

 

Este ano, que aprendizagens lhe trouxe? Consegue lembrar-se de todas ou a sua memória está a ser traiçoeira consigo?

É facto assente que aprendemos muitas coisas durante um ano. Afinal de contas, são 365 dias em que temos a oportunidade de fazer diferente e de aprender com aqueles que se cruzam no nosso caminho.

É certo que alguns dias são idênticos e rotineiros, mas repare que uma ida para o trabalho não é sempre igual, pois não é certo que encontre sempre as mesmas pessoas nos transportes públicos ou no trânsito. Assim sendo, todos os dias são válidos para aprender algo.

Se para si for importante chegar ao final do ano e refletir acerca das aprendizagens que fez, as questões que pode estar a colocar são: “Como é que posso salvaguardar que me lembro de tudo aquilo que aprendi num ano? Como é que memorizo todas as boas práticas que passaram diante dos meus olhos e que quero levar para a vida? Algumas memorizo, mas 365 é mais complicado…”

 

Propomos-lhe 3 passos:

 

O primeiro passo é estar atento àquilo que o rodeia. Só assim conseguirá reter as informações exteriores e interpretá-las. Estar atento significa observar com todos os sentidos.  Ver com atenção o que o rodeia, escutar sons que normalmente não notaria ou ganhar consciência dos cheiros. É também observar emoções e a forma como se manifestam – em si e nos outros – e os comportamentos que geram ou que delas decorrem.

 

O segundo passo (o passo chave) é ganhar o hábito de registá-las para, assim, não correr o risco de se esquecer. Esteja um passo à frente da sua memória!

Atente que falamos de aprendizagens, ou seja, para além de atitudes mais simpáticas de alguém com quem se cruzou na rua, no café, no local de trabalho ou das reflexões inspiradoras que retirou quando leu determinado livro, também é válido, preciso e importante anotar conclusões que retira das situações mais complicadas. Registar a aprendizagem de algo que foi mais difícil reforça a mudança que isso pode gerar em si. Em todas as situações há um lado luz. Por isso, é importante que reflita sobre ele e escreva as respetivas conclusões de uma forma positiva.

A nossa sugestão é que faça o registo das aprendizagens no seu computador, telemóvel ou num caderno de forma a não perder ou esquecer.

Independentemente do sítio onde escolher escrever, o mais importante é que aí estejam apenas as suas reflexões e não outros assuntos misturados.

Ao escrever está não só a ganhar consciência, como também a permitir que o seu cérebro assimile melhor a boa prática para futura aplicação no dia a dia.

Há uma lenda árabe[1] que nos diz que “algo grandioso deve ser gravado na pedra da memória e do coração onde vento nenhum do mundo a poderá apagar.” Neste caso, ao gravar no seu computador, telemóvel ou caderno as suas aprendizagens, está a reforçar a ideia na sua memória, não permitindo que a “força do vento” seja mais forte.

 

O terceiro passo é a aplicar diariamente as aprendizagens. Ao colocar em prática, de forma consciente e consistente o que aprendemos, estamos a facilitar a criação de novos hábitos e comportamentos. Desta forma incorporamos o que vamos aprendendo, até fazer parte do quotidiano. E como continuar este processo de aprendizagem? Estar conscientemente atento àquilo que o rodeia para, assim, ir preenchendo o seu documento dos bons hábitos/coisas que quer levar para a vida.

Observe, registe e aplique! E verá o quanto se simplifica.


[1] Diz uma lenda árabe, cuja origem desconhecemos, que dois amigos viajavam pelo deserto e num determinado ponto da viagem discutiram e um deles deu uma bofetada ao outro. O amigo ofendido, sem nada dizer, escreveu na areia: “Hoje, o meu melhor amigo bateu-me no rosto.”

Seguiram e chegaram a um oásis onde resolveram banhar-se. O que havia sido esbofeteado começou a afogar-se sendo salvo pelo amigo. Ao recuperar, pegou um estilete e escreveu numa pedra: “Hoje, o meu melhor amigo salvou-me a vida.”

Intrigado, o amigo perguntou: “Porque é que quando eu te bati escreveste na areia e agora que te salvei escreveste na pedra?” Ao que o amigo responde: “Quando um grande amigo nos ofende, devemos escrever na areia onde o vento do esquecimento e do perdão se encarregam de apagar. Porém, quando nos faz algo grandioso, devemos gravar na pedra da memória e do coração, onde vento nenhum do mundo poderá apagar.”

 

 

7 Ferramentas para definir prioridades

7 Ferramentas para definir prioridades para uma gestão do tempo eficaz

Num ambiente volátil, incerto, complexo e ambíguo (VUCA) somos desafiados a cada momento a tomar decisões, cujo impacto é muitas vezes imprevisível. Se as solicitações que nos chegam diariamente parecem ilimitadas, uma certeza temos: o tempo disponível é limitado. Como podemos então fazer a escolha acertada: ao que dar atenção agora, adiar para mais tarde ou simplesmente deixar cair?

Um dos 9 Passos para uma gestão do tempo flexível é a priorização. Saber definir prioridades é uma competência valiosa mas exigente, pois são diversos os fatores que temos que considerar: necessidades das partes interessadas, tempo e recursos disponíveis, urgência, impacto, risco, atratividade etc. Este reconhecimento impulsionou o desenvolvimento de diversas ferramentas com o intuito de facilitar o processo.  Escolhi 7 para partilhar consigo.

  1. Urgente/Importante
    Uma das mais conhecidas ferramentas de priorização é a matriz Urgente/Importante de Dwight D. Eisenhower (ex-Presidente dos EUA). Ajuda a diferenciar o que é importante, i.é,  tarefas que contribuem para o alcance dos resultados,  do que é urgente e necessita de ação imediata.

definir prioridades

Segundo Stephen Covey, autor do best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, devíamos concentrar 80% do nosso tempo e recursos no que é Importante e Não Urgente, sendo que o restante tempo seria ocupado com as crises – assuntos urgentes e importantes. As restantes categorias não deveriam merecer da nossa parte qualquer atenção.

2. Princípio 80/20

O princípio de Pareto – 80% das consequências advêm de 20% das causas – é comummente usado para ilustrar a tendência de que a maioria dos resultados que obtemos advém de 20% das tarefas, recursos ou esforços realizados. O desafio reside em determinar em que consistem esses 20%.

definir prioridades

Podemos usar um diagrama de Pareto, um gráfico de colunas que ordena as frequências das ocorrências, da maior para a menor, para priorizar as situações em análise, e perceber quais das nossas ações nos permitem ser mais eficientes e eficazes, i. é, alcançar os resultados pretendidos com menos esforços. Para tal precisamos ter um histórico de dados em que basear a nossa análise.

3. Matriz Impacto vs Esforço

A matriz impacto versus esforço compara o valor de uma tarefa com o esforço despendido para a executar. Atividades de baixo esforço mas com um retorno elevado ocupam os primeiros lugares na lista de prioridades, seguidas de perto por projetos com elevado valor mas  mais exigentes (estrelas). Esta análise pode basear-se numa estimativa subjetiva do valor ou numa avaliação mais rigorosa, recorrendo, por exemplo, a uma análise custo-benefício que inclua dados financeiros, económicos, de risco e sensibilidade.

definir prioridades

À semelhança do que acontece na matriz urgente/importante, o foco deve ser colocado nas tarefas localizadas nos quadrantes superiores. Nas restantes categorias encontram-se atividades que podemos delegar ou fazer outsourcing, eliminar ou relegar para a lista “Talvez um dia…”.

4. Priorização em equipa

Em contexto de equipa é uma boa prática envolver os seus membros na definição de prioridades. Cada elemento identifica 3 prioridades e as mais sugeridas são debatidas e ordenadas. Se for necessário, após obter a lista com todas as prioridades, dar a possibilidade aos membros da equipa de votarem nas suas preferências. Podem ser distribuídos 3 votos a cada pessoa que os distribui como pretender pelas ações que considerar mais relevantes.

Assim serão consideradas diferentes perspetivas, todos poderão contribuir e chegar a uma lista mais consensual, elevando o compromisso e a responsabilidade coletiva.

5. ABCDE

Quando as tarefas são complexas e parecem ter o mesmo nível de importância, podemos utilizar o  método ABCDE de Brian Tracy que, em vez de manter todas as tarefas num único nível de prioridade, oferece dois ou mais níveis para cada tarefa. O objetivo é olhar com mais atenção para cada tarefa e facilitar a clarificação do seu nível de prioridade.

definir prioridades

Comece por identificar as atividades que quer priorizar, agrupe-as por grau de importância,  atribuindo a letra A às de importância muito elevada, a letra B às Importantes, a C às de importância média, e assim sucessivamente até E. De seguida, dentro de cada grupo, disponho-as pela ordem em que as vai executar.

6. Comparação por pares

Partindo de uma lista de prioridades, e caso tenha dificuldade em decidir por onde começar, pode comparar uma prioridade com todas as outras, perguntando-se: se só pudesse escolher uma, qual seria? Esta análise é útil quando os fatores de avaliação são subjetivos ou inconsistentes. De certo modo põe à prova as nossas preferências iniciais, desafiando a nossa intuição e raciocínio.

Comparação por pares

7. Matriz de Decisão

Se pretender uma análise mais aprofundada, identifique um conjunto de critérios, podendo equilibrar fatores objetivos e subjetivos, e componha uma matriz de decisão.

Matriz de Decisão

Pode atribuir pesos diferentes a cada critério, multiplicando-os pela classificação que atribuir a cada fator. A atividade que reunir mais pontos é a prioritária.

Em síntese

Qualquer processo de priorização inicia-se com a definição objetiva e quantificada dos resultados que se pretende alcançar numa determinada área de atividade, seja ela do âmbito pessoal ou profissional. Quanto mais claro for para si o que pretende atingir, mais fácil será definir as ações prioritárias que lhe possibilitarão ser bem-sucedido. No entanto, se ainda não está seguro, a utilização destas ferramentas de priorização também pode facilitar a clarificação dos resultados, porque vão levá-lo a equacionar o que pretende alcançar a partir de diferentes perspetivas, fatores e critérios. E não se esqueça de ser realista com a quantidade de tarefas que pode executar e flexível com os desafios que se atravessarem no seu caminho.

Se quer aprender e experimentar connosco, veja as oportunidades que temos para si!

Isabel Vilhena
Executive & Team Coach, Senior Consultant & Trainer

 

 

 

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